PLAN DE INTEGRIDAD FUNDACIÓN EDUCACIONAL HERMÉTICA CONSULTORES
Temuco, 16 de abril de 2024
I. Capítulo: Introducción
La Fundación Educacional Hermética Consultores, identificada con el RUT 65.167.616-9 y constituida bajo las leyes de la República de Chile, tiene el compromiso inalterable de adherir y promover los más altos estándares de ética, transparencia y probidad. Este compromiso se extiende a través de todas nuestras operaciones y es especialmente pertinente en las actividades relacionadas con las contrataciones públicas.
En respuesta a los requerimientos establecidos por el dictamen de la Contraloría General de la República, E370752N23, y las recientes modificaciones a la Ley N° 19.886 sobre Compras Públicas, la Fundación se obliga a implementar un Plan de Integridad completo y efectivo. Este Plan no sólo busca cumplir con la legislación aplicable sino también promover una cultura organizacional que valore y practique la integridad en todas sus acciones y decisiones.
El Plan de Integridad, creado con fecha 16 de abril de 2024, considera los principios fundamentales estipulados en nuestros estatutos, que enfatizan la importancia de la honestidad, la equidad, y la responsabilidad social en todas las actividades de la Fundación. Estos principios son la piedra angular sobre la cual se construyen nuestras políticas internas, nuestras interacciones con terceros y nuestra gestión de recursos.
La finalidad de este Plan es garantizar que todos los procesos de contratación pública se realicen de manera justa y transparente, minimizando así cualquier posibilidad de comportamiento no ético o fraudulento, y asegurando que todas las actividades se alineen con nuestra misión y valores institucionales. Con este Plan, la Fundación Educacional Hermética Consultores reafirma su compromiso no solo con el cumplimiento de la ley, sino con la aspiración de exceder las expectativas de probidad y transparencia en el servicio público.
Este documento establece las directrices bajo las cuales operaremos, las responsabilidades de nuestros colaboradores, y los mecanismos de control y revisión que asegurarán la continuidad y la eficacia del Plan. Con ello, la Fundación se posiciona como un referente de integridad en el ámbito de las compras públicas y refuerza su liderazgo en la promoción de prácticas éticas en la educación y consultoría.
En conclusión, la Fundación Educacional Hermética Consultores no solo busca adherirse a las normativas vigentes, sino también ser un ejemplo de integridad y transparencia, contribuyendo así al desarrollo de un sector público que sea verdaderamente justo, competitivo y libre de corrupción. Este Plan de Integridad es un paso crucial en nuestro camino hacia la excelencia organizacional y la responsabilidad social corporativa.
II. Capítulo: Objetivos del Plan
Objetivo General: Fortalecer la estructura ética y normativa de la Fundación Educacional Hermética Consultores, garantizando la transparencia, la probidad y la equidad en todas las operaciones, con especial enfoque en los procesos de contratación pública, en conformidad con las leyes aplicables y los valores institucionales.
Objetivos específicos:
1. Asegurar un comportamiento honesto, evitar conflictos de intereses y prevenir la infracción de leyes relevantes.
2. Prevenir conductas contrarias a la probidad e integridad.
3. Facilitar la denuncia de conductas inapropiadas y gestionarlas eficazmente.
4. Establecer y comunicar las consecuencias claras para quienes incumplan con el plan.
5. Mantener el plan actualizado en respuesta a cambios en las leyes y mejores prácticas.
III. Capítulo: Estrategias para garantizar el cumplimiento de los objetivos
1. Estrategias para el cumplimiento del objetivo número 1.
1.1. Desarrollo de Documentación Normativa: Crear y mantener manuales de procedimientos, códigos de ética, y guías de operación que clarifiquen las expectativas de comportamiento ético y los pasos a seguir en las transacciones y decisiones.
1.2. Capacitación Continua: Implementar un programa continuo de formación para todos los empleados y colaboradores sobre las normas éticas, legales y operativas, enfocado en particular en la prevención de fraudes y conflictos de interés.
1.3. Registro de Conflictos de Interés: Mantener un sistema para que empleados y colaboradores declaren potenciales conflictos de interés, revisado periódicamente por un comité de ética.
2. Estrategias para el cumplimiento del objetivo número 2.
2.1. Auditorías Internas y Externas: Realizar auditorías regulares mediante entidades internas y terceros independientes para evaluar el cumplimiento de los procedimientos y detectar irregularidades.
2.2. Evaluación de Riesgos: Desarrollar un proceso formal de evaluación de riesgos que identifique áreas vulnerables a la corrupción y otros riesgos éticos, con revisiones y ajustes regulares.
2.3. Supervisión Activa: Establecer roles y responsabilidades claras para la supervisión de actividades sensibles, incluyendo la contratación y gestión de recursos.
3. Estrategias para el cumplimiento del objetivo número 3.
3.1. Canales de Denuncia Confidenciales: Implementar múltiples canales de denuncia (teléfono, web, buzón físico) que aseguren la confidencialidad y la protección del denunciante.
3.2. Gestión de Denuncias: Establecer un comité de ética independiente con la autoridad y recursos necesarios para investigar y resolver las denuncias recibidas.
3.3. Retroalimentación y Seguimiento: Proporcionar feedback a los denunciantes sobre el estatus de sus denuncias y asegurar un seguimiento adecuado de cada caso.
4. Estrategias para el cumplimiento del objetivo número 4.
4.1. Escala de Sanciones: Definir una escala de sanciones proporcional a la gravedad y naturaleza de la infracción, que puede incluir amonestaciones, suspensiones, o terminación de empleo o colaboración.
4.2. Proceso Disciplinario Justo: Asegurar que el proceso disciplinario sea justo y brinde la oportunidad de defensa antes de imponer cualquier sanción.
5. Estrategias para el cumplimiento del objetivo número 5.
5.1. Revisión Periódica: Establecer un procedimiento para la revisión anual del Plan de Integridad, con la posibilidad de actualizaciones más frecuentes si las circunstancias lo requieren.
5.2. Involucramiento de Stakeholders: Incluir en el proceso de revisión a una variedad de stakeholders, incluyendo empleados, clientes y socios para reflejar una amplia gama de perspectivas y necesidades.
IV. Capítulo: Estrategias, Canales y Mecanismos para la Difusión del Plan de Integridad a sus Trabajadores
Propósito de la estrategia de difusión El propósito de esta fase del Plan de Integridad es asegurar que todos los miembros de la Fundación Educacional Hermética Consultores, incluyendo empleados fijos, contratados bajo la ley del trabajo y trabajadores freelance vinculados mediante proyectos específicos (como relatores de cursos, monitores, encuestadores, etc.), estén completamente informados y comprendan los detalles y la importancia del Plan de Integridad. La eficaz difusión de este plan es crucial para su exitosa implementación y adherencia.
Estrategias de Difusión
1. Uso de Medios Digitales Formales
• Correo Electrónico Institucional:
o Se enviarán comunicados oficiales mediante el correo electrónico institucional a todos los trabajadores, describiendo los aspectos fundamentales del Plan de Integridad. Esto incluirá una copia del plan, un resumen ejecutivo de los puntos clave, y enlaces a recursos adicionales para una comprensión más profunda.
o Se programarán correos electrónicos de seguimiento para reforzar los mensajes principales y asegurar una comprensión uniforme entre todos los trabajadores.
• Google Workspace:
o Se crearán documentos compartidos en Google Drive conteniendo el texto completo del Plan, junto con foros de discusión en Google Hangouts y Google Meet para realizar sesiones informativas y resolver dudas en tiempo real.
o Se utilizarán Calendarios de Google para programar las sesiones informativas y asegurar que todos los colaboradores conozcan las fechas y horarios importantes relacionados con la implementación del plan.
2. Implementación de Grupos de WhatsApp
• Grupos Segmentados por Roles y Funciones:
o Se formarán grupos de WhatsApp específicos para diferentes grupos de trabajadores (fijos, contratados, freelance) para compartir información relevante adaptada a sus necesidades y roles específicos.
o Estos grupos facilitarán una línea directa de comunicación y un canal para feedback instantáneo, ayudando a clarificar dudas y fomentar una discusión abierta sobre la implementación del Plan.
3. Sesiones de Capacitación y Webinars
• Capacitaciones Virtuales:
o Se organizarán webinars y talleres online utilizando plataformas como Google Meet, donde se explicarán en detalle las políticas y procedimientos establecidos en el Plan de Integridad.
o Las sesiones estarán dirigidas por miembros del comité de ética y, cuando sea posible, por expertos externos en ética corporativa y legislación sobre compras públicas.
4. Material de Apoyo y Recursos Educativos
• Creación de Material Didáctico Digital:
o Se desarrollarán y distribuirán manuales digitales, folletos informativos, y vídeos explicativos que estarán disponibles permanentemente en la intranet de la Fundación y en Google Drive para consulta asincrónica.
o Este material ayudará a los trabajadores a entender sus responsabilidades y derechos bajo el Plan de Integridad, con ejemplos prácticos y escenarios de caso.
VI. Capítulo: Compromiso de la Dirección
La alta dirección y el Directorio de la Fundación Educacional Hermética Consultores, con su estructura recién actualizada, reafirman su compromiso total y absoluto con la implementación efectiva de este Plan de Integridad. Este compromiso es esencial para garantizar el liderazgo, la supervisión y los recursos necesarios para el éxito y la sostenibilidad del Plan.
Detalles del Directorio
• Presidente: Jairo Hott Reyes, RUT 13.118.510-3 o Como presidente, Jairo tiene la responsabilidad principal de liderar la dirección y ejecución del Plan de Integridad. Su rol incluye la supervisión general de las iniciativas, la asignación de recursos y la mediación en las altas decisiones éticas y estratégicas del plan.
• Tesorera: Cecilia Apablaza Riquelme, RUT 12.487.554-4 o Cecilia gestiona los aspectos financieros relacionados con la implementación del Plan de Integridad. Esto incluye la asignación de fondos para las diversas actividades y recursos necesarios, la supervisión de la adecuada utilización de estos recursos y la garantía de que la gestión financiera respalde los objetivos éticos de la Fundación.
• Secretario: Celso Eduardo Macaya, RUT 18.197.616-0 o Celso es responsable de asegurar que todas las actividades y procedimientos del Plan de Integridad se documenten adecuadamente. Su función incluye la redacción de minutas, la conservación de registros y la comunicación interna y externa que sustentan la transparencia y la trazabilidad de todas las acciones realizadas bajo el Plan.
VII. Capítulo: Conclusiones generales
El Plan de Integridad de la Fundación Educacional Hermética Consultores ha sido formalmente validado y es aplicable para su inclusión en postulaciones a licitaciones públicas, concursos públicos y otros proyectos tanto públicos como privados en los que participe la Fundación. Este plan cumple con todas las normativas requeridas para asegurar una participación ética y transparente en dichas convocatorias, proporcionando a los entes reguladores y a los organismos contratantes la seguridad de que la Fundación opera bajo los más estrictos estándares de probidad. Este plan es de vital importancia y su correcta implementación y mantenimiento reflejarán nuestro compromiso con la integridad en todas nuestras operaciones y con el cumplimiento de las normativas aplicables en materia de compras públicas.
Nota: Este documento entra en vigencia a partir de su aprobación por el Directorio y está sujeto a verificación y ratificación anual para asegurar su relevancia y efectividad continuas.
